给领导发文件,领导回复“收到,谢谢”,还需要继续回复吗?

给力领导发文件,领导回复“收到,谢谢”,还需要继续回吗?

别看这是一个小问题,这里面也蕴含着大道理。如果说智商决定你的宽度,那么情商就是决定你的高度,这样的情况也是分两种情况。

第一种是在微信上面。在微信上面汇报完工作或者是给领导说了什么,领导这么回的一般就回一个“不客气”“应该的”,然后就了事了。

因为领导也忙,不你发几个消息过去他可能也不会看到,一般就回一个就够了。在一个就是,在微信上面没有情感的交流,说再多也是白说,这是最重要的。

第二种是在办公室里面。去办公室找领导汇报工作后,领导这么说的话,那你就可以多说一句话,领导也会听到。这时候就可以说,“不客气,还有什么问题直接找我”,“好,那您先忙吧”。

多加这一句话,比直接回答一个字要暖的多,这也让领导感受到你的靠谱,甚至可以借这个机会汇报一下你的工作情况,让领导知道你做了什么。

这是一个见机行事的问题,每个领导不一样,说话方式也可能就不一样。还有的的人,和领导关系好,说话也可能没有这么官方。

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其他网友观点

在职场领域答了一些问题,发现有不少职场人,总是寄希望于能有一个固定的套路,来解决某一类问题。

其实要想在职场真的有所突破,区别于他人,必然要付出不一样的观察与努力。

如果能用一个套路,就能完美解决一个职场问题的话,那么在职场上,与领导打交道就没那么复杂了。

即使是同一个问题,在不同的背景下,也需要我们能有不同的应对策略。

从礼节角度来讲:回复必然比不回复好。毕竟,作为下级,“礼多人不怪”。

从收益角度来讲:回复这个动作不重要,重要的是怎么回答很关键。

接下来子佳就在不同的背景情境下,分析下领导想要的是什么,再给出应该如何更“高级地”回复领导这句话,加速职业成长。

01 领导是让你帮忙找一个过往的重要文件,不妨尝试补充回复三个重要信息点

先举个常见的职场场景:

某一天领导过来问你:

“小李,我们部门是不是上半年下发过一版关于“销售人员的奖金激励方案”?我记不清当时怎么写的了,你帮我找一下,然后发给我。"

小李效率很高,很快就找到 了,然后给领导发了过去。

领导这时候很高兴,觉得你效率不错:“收到,谢谢”。

这个时候,很多员工就到此为止,毕竟领导交代给自己的任务完成了,有些人就不再回消息了。

当然,也有些员工聪明些,会回复:“没事,领导您看一下,有事您随时找我”。

这种场景子佳定义为:领导突然想起来一份重要的文件,但是自己找不到放哪了,或者没有存档最终版,直接就让下属再发一份过来。

以上员工的做法,都没什么大问题。但是子佳就过往经验来看,也许可以有更好的答复方式。

在这个背景下,领导要寻找一份曾经的重要文件,一般是有以下3个目的:

确认一下文件中的关键点

回忆当初文件产生的背景

需要以此为模板做修正,修改一些东西

这三种情况,都决定了领导其实需要一些文件相关的信息,以方便自己做下一步的应对。所以,作为下属不妨多思考一层,结合文件的情况,领导的风格,自己预测可能领导需要的信息点,把重要信息点整理发给领导。

比方说,小李可以这样回复领导:

领导,文件我刚才发您了,您看一下,有问题可以随时找我,以下我知道的一些信息也供您参考。这个激励方案是4月份下发的(背景),当时是蒋总做的全国宣导与推广(背景),与以前相比,核心变化在于考核的形式做了调整(关键点)。平时我与业务团队接触,有听到反馈新方案整体方向与效果不错,就是在激励系数上建议公司能否再做一些优化(可能的修改点)。

以上答复只是做个参考,子佳是想说明:

在遇到领导寻找过往的重要文件时,不妨多给领导补充三方面的信息,方便领导更好地回忆过往背景,并做出下一步决策动作。

小提示:只提供信息源,不要自作聪明做决策,没有领导会觉得员工是在多话,只会觉得这个下属想的细,工作到位。

02 给领导发送信息、数据类文件时,不妨尝试从3个角度给出简单可靠的结论

也还是先举一个常见的场景:

领导在位置上,突然偏过头来,说到:

“小李,从BI系统里拉一份上半年的销售情况报表给我,尽快发给我,我看一下销售情况”。

小李还是一个效率很高的员工,公司IT系统也比较给力,很快就拉出来数据报表模板发给领导了。

领导回复:“收到,谢谢。”

这种情况下,作为职场人又应该如何回复,来提高自己的“含金量”呢?

这种场景子佳定义为:领导需要信息源、数据报表等“情报”,以帮助自己做出各类管理动作。当然收集整理情报这类“琐碎”工作自然领导是不做的,需要下属把文件做好发给领导。

那么领导为什么需要“情报源”呢?目的一般也有这么3个:

了解事情现状,预测可能发生的状况,做到心中有数(比如以防被自己上级问起来)

通过对比,衡量、评估各类群体的状况,从全局角度看问题,以免被某一片面信息蒙蔽;

作为决策依据,用于说服自己或他人决策科学、恰当。

这三个目的,通俗点讲,就是领导需要利用情报源,得出某种结论或者决策。所以,这个时候,下属需要把自己分析的基本结论或者信息源情况呈现出来,帮助领导解决最基本的结论问题。

比方说,小李可以这么回复领导:

领导,全国上半年销售报表已经发您了,原始数据在sheet1,透视和分类表在sheet2,方便您查看。拉报表中,我看到有几个明显的数据现象,供您参考:第一是这一次销售整体可比上升20%,但是华南、西北地区的却处于10%以下增长,需要关注(现状、群体对比);第二是从销售类别来看,A产品的销售下滑较大,平均销售折扣低于同期3个点;第三是……

以上答复只是做个参考,子佳是想说明:

在遇到领导需要情报源类的数据时,不妨给领导一些显而易见的基础结论,方便领导跳过最基本的情报源整理与分析工作,直接进入“更高层次“的数据挖掘及决策环节。

小提示:情报源的分析要结合领导个性、公司常规做法,总结出不会产生争议的结论,不要让领导觉得结论得出的很武断、随意、不合逻辑,给出简单可靠的结论即可,目的在于让领导觉得“我在主动思考”,没有领导会不喜欢主动思考的下属。

03 给领导发送拟当面汇报的文件时,不妨尝试对应3个自己要达成的目的回复核心要点

有这样一种场景:

某天小李完成了领导布置的任务,想和当面汇报下。领导和小李刚聊了不到10分钟,突然接到老板的临时会议通知,匆匆忙忙离去。

离开前,领导对小李说:“这样吧,你先把汇报文件发我,我先看看,回头有时间我们再继续聊。”

小李很无奈,只得先把汇报文件发给领导,等待领导有时间大家再聊。

领导收到文件后,估计“心有愧意”,回复一句:“收到,谢谢。”

这种情况,属于下属主动要给领导的文件,而不是被动由领导发起的需求。

这种场景子佳定义为:我们需要向领导展示某类工作成果,寄希望于领导以此给出肯定、决策或者其他回应。

那么这个时候,为什么领导不能等稍后再当面汇报,而先让下属把文件先发过来呢,原因子佳也只说3个:

领导太忙,听了一段,觉得这个事也没必要当面再汇报,自己先看一下文件可能就行了;

领导刚才没听太懂,又不好意思当面打击下属,所以文件拿过来自己先研究下;

领导没想好怎么决策,借此机会正好自己好好研究下,想一下接下来应该怎么答复下属比较合适;

当然,领导这样做背后可能还有别的原因,子佳也不再深入分析。

从这三个原因出发,其实本质上是领导需要消化下汇报文件的逻辑、内容、重点,以便于做出有效而合理的应对。所以这个时候,下属可以把自己汇报的重点要素、逻辑思路简单拎出来,提纲挈领,方便领导快速阅览文件内容,做出回应。

比方说,小李可以这么回复领导:

领导,报告我已经发您了,您有空看一下,等您忙完我再向您汇报。整体报告主要从目前S部门的人员访谈情况着手,分析出目前部门人员结构短缺的方向、数量,以及下一步内训和外聘的整体计划安排。整个计划预计投入费用5万元,年人力成本预估增长1.2%。和业务部门沟通,此次人才计划实施有望促使S团队整体人效提升10%,确保公司产品合格率提升2个点。以上,请您知悉,具体内容及信息我后续当面再向您汇报。

以上答复只是做个参考,子佳是想说明:

在遇到要把本来当面汇报的文件发给领导时,要本着让领导更容易看懂、理解的思路,把报告整体逻辑框架、主要结论、需要领导决策的要点体现出来,引导领导关注我们需要其重点查阅的地方。

小提示:发送文件时再次检查,确保自己的汇报文件数据源真实准确、逻辑思路清晰、自洽,结论明了,需要领导决策的关键点也很清晰。尤其是一些适合演讲式汇报的PPT文件,要叙述的一些细节点没有完全呈现在PPT上,如果不想改动PPT,就可以在信息回复时明确提出来。或者写在备注里,再发给领导,以便于领导查阅。

04 结语

子佳只是简单罗列了3种可能的发送文件的场景,其实在实际工作过程中,可能的场景远远不止3种,背景、信息也可能大不相同。

在职场上,与领导的“沟通”,永远没有一招搞定的完美状况。作为职场人,更多的是多思考,“以终为始”,以更好地达成目的为出发点,才有可能做得更好。

“抓住每一个职场上的工作机会,在每一个小点上异于他人,才能更快地脱颖而出”

我是子佳看职场 ,大型集团HR总经理,聚焦求职面试、加薪晋级、人际关系、劳资纠纷,关注我,我们一起职场前行其他网友观点

你想的真多!

回或者不回,影响都不大,好嘛?难道你以为你没回,领导心里会想“这个姑娘怎么回事?一点都没有礼貌”,如果真是这样,本丁感觉公司业务是不是不行了,所以领导才会闲着没事干。

如果你非要回,以下几种是比较得体的方式。

不客气<微笑>/<玫瑰>/<抱拳>ok,应该的应该的,有什么问题/情况您再通知我就行。

一般这样回复就是结束语了,领导也不会再跟你说啥。

但如果你搞得油油腻腻,捧到天上。领导多半也觉得你有点傻,根本不是情商高的表现。

假设以礼貌为原则,我们来想一想对话场景:
你:张总,XX文件发给您了,您看一下哦。领导:收到,谢谢。你:不客气,我应该的。您看还有什么问题吗?领导:没有了,你辛苦了你:我不辛苦,您辛苦了领导:还好还好,你也加油啊你:嗯嗯,谢谢领导鼓励领导:(他回了谢谢,我是不是要回一下?不然显得我没礼貌?)不用谢,赶紧工作吧你:嗯嗯,我正在做呢,有什么您直接吩咐我哦领导:好你:(我来结束比较好吧)<微笑>领导:(他又回了,我是不是也要回?)<微笑>……

累不累?

假不假?

还工不工作了??

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